Авансовый отчет - форма АО-1
В качестве документа первичного учета, подтверждающего использование средств, выданных сотруднику авансом, на предприятиях обычно используют бланк под названием авансовый отчет. Форму заполняет подотчетное лицо, и, прилагая к отчету оправдательные документы, передает весь комплект в бухгалтерию. Бухгалтер сверяет документацию и заполняет бланк авансового отчета в разделах, предназначенных для записей бухгалтерии. После сверки документ заверяется подписью руководителя и производится списание подотчетных сумм. В дальнейшем авансовый отчет хранится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций, результатов инвентаризации денежных средств и именуется форма АО-1.
Выдача авансовых средств на предприятии производится подотчетным лицам в случае предстоящих представительских или хозяйственных расходов. Размер суммы для выдачи регламентируется приказом руководителя о подотчетных лицах, где также указывается полный список лиц, цели и сроки мероприятий, под которые выдаются средства. Деньги выдаются в кассе организации согласно предъявленному расходному кассовому ордеру, в котором указано целевое назначение получаемых на руки средств.
Обязательно наличие приказа по предприятию, в котором утвержден полный перечень лиц, имеющих полномочия для выдачи денежных средств под отчет, по статье хозяйственных расходов, в том числе расходы на ГСМ. Отдельным приказом устанавливается период времени, на который выдается сумма аванса. Оригинальный образец этих документов, заверенных руководителем, в обязательном порядке хранится в бухгалтерии.
Основанием для выдачи авансовых средств сотруднику перед служебной командировкой является командировочное удостоверение либо приказ о его направлении в командировку, причем обе формы должны содержать подпись руководителя. После возвращения работника из командировки, но не позднее указанного срока, на который был выдан аванс (обычно не более трех рабочих дней), в бухгалтерию подается авансовый отчет по командировке. В обязательном порядке к отчету прилагаются документы, подтверждающие командировочные расходы, так как на их основании делается окончательный расчет.
Если подотчетное лицо имеет задолженность по предыдущей выдаче авансовых средств, получение нового аванса не допускается. Также запрещено передавать наличные авансовые средства от подотчетного сотрудника какому-либо другому лицу.
На первой странице формы необходимую информацию вносит подотчетное лицо. В заголовке страницы указывается наименование организации, дата создания отчета, фамилия с инициалами подотчетного сотрудника, его должность на предприятии и данные согласно табелю (номер). В графе о назначении авансового платежа вписывается разновидность расходов, представительских или хозяйственных.
На оборотной странице формы подотчетный сотрудник обязан привести перечень документов, подтверждающих расходы с упоминанием затрат по каждому случаю (графы для заполнения – от 1 до 6). Перечень нумеруется по порядку, в самом отчете соблюдается та же последовательность при ссылке на документы.
Далее информация о расходовании аванса представляется в виде:
При приемке на проверку авансового отчета бухгалтер составляет соответствующую расписку в получении и отдает ее подотчетному лицу. По окончании сверки на оборотной стороне отчета бухгалтер указывает суммы, принятые для учета и номера счетов, по которым ведется дебет расходов. На первой странице проставляются отметки об остатках либо перерасходах средств из предыдущего и текущего авансового платежа и об операциях по их учету.
Бланк авансового отчета в формате .xls:
Основания для выдачи авансовых сумм и заполнения отчета по ним
Выдача авансовых средств на предприятии производится подотчетным лицам в случае предстоящих представительских или хозяйственных расходов. Размер суммы для выдачи регламентируется приказом руководителя о подотчетных лицах, где также указывается полный список лиц, цели и сроки мероприятий, под которые выдаются средства. Деньги выдаются в кассе организации согласно предъявленному расходному кассовому ордеру, в котором указано целевое назначение получаемых на руки средств.
Обязательно наличие приказа по предприятию, в котором утвержден полный перечень лиц, имеющих полномочия для выдачи денежных средств под отчет, по статье хозяйственных расходов, в том числе расходы на ГСМ. Отдельным приказом устанавливается период времени, на который выдается сумма аванса. Оригинальный образец этих документов, заверенных руководителем, в обязательном порядке хранится в бухгалтерии.
Основанием для выдачи авансовых средств сотруднику перед служебной командировкой является командировочное удостоверение либо приказ о его направлении в командировку, причем обе формы должны содержать подпись руководителя. После возвращения работника из командировки, но не позднее указанного срока, на который был выдан аванс (обычно не более трех рабочих дней), в бухгалтерию подается авансовый отчет по командировке. В обязательном порядке к отчету прилагаются документы, подтверждающие командировочные расходы, так как на их основании делается окончательный расчет.
Если подотчетное лицо имеет задолженность по предыдущей выдаче авансовых средств, получение нового аванса не допускается. Также запрещено передавать наличные авансовые средства от подотчетного сотрудника какому-либо другому лицу.
Авансовый отчет: образец заполнения и рекомендации
На первой странице формы необходимую информацию вносит подотчетное лицо. В заголовке страницы указывается наименование организации, дата создания отчета, фамилия с инициалами подотчетного сотрудника, его должность на предприятии и данные согласно табелю (номер). В графе о назначении авансового платежа вписывается разновидность расходов, представительских или хозяйственных.
На оборотной странице формы подотчетный сотрудник обязан привести перечень документов, подтверждающих расходы с упоминанием затрат по каждому случаю (графы для заполнения – от 1 до 6). Перечень нумеруется по порядку, в самом отчете соблюдается та же последовательность при ссылке на документы.
Далее информация о расходовании аванса представляется в виде:
- номера документа по порядку из перечня на обороте;
- даты создания и номера самого документа;
- статьи расходов, к которой относится потраченная сумма;
- величины суммы в рублях или валюте;
- итоговой суммы с учетом всех перечисленных расходов.
При приемке на проверку авансового отчета бухгалтер составляет соответствующую расписку в получении и отдает ее подотчетному лицу. По окончании сверки на оборотной стороне отчета бухгалтер указывает суммы, принятые для учета и номера счетов, по которым ведется дебет расходов. На первой странице проставляются отметки об остатках либо перерасходах средств из предыдущего и текущего авансового платежа и об операциях по их учету.
Скачать бланк
Бланк авансового отчета в формате .xls: