Кассовая книга - форма КО-4
Любая организация, связанная с приёмом или выплатой наличных денег, обязана вести кассовую книгу. Она может вестись только в одном экземпляре, вручную или в электронном виде. Используется при этом стандартный бланк, имеющий унифицированную форму КО-4.
Ведение кассовой книги от руки подразумевает, что её заводят на какой-то период, зависящий от объёма операций. Кассовая книга в этом случае прошивается и опечатывается печатью (мастичной или сургучной). Листы в ней должны быть пронумерованы и заверены главным бухгалтером и руководителем организации.
Заполнение книги в электронном виде предусматривает ежедневное (в конце дня) составление двух одинаковых распечаток под названиями «Вкладной лист книги» и «Отчёт кассира», пронумерованных по возрастанию с начала года и включающих в себя все требующиеся реквизиты. В последнем листе за прошедший месяц или за истекший год отображается полное количество листов за соответствующий период. Кассир, проверив правильность содержания вкладных листов, подписывает их и хранит на протяжении года, а отчёт с приложенными к нему кассовыми ордерами (расходными и приходными) сдаёт в бухгалтерию. Все страницы брошюруются и прошиваются в конце календарного года или при необходимости и заверяются собственноручно главным бухгалтером и директором, с подтверждением количества наличествующих листов.
В первом варианте данные по кассе обычно помещаются на одной странице. При этом сама форма КО 4 может быть заполнена кассиром двумя способами:
1. Бланк заполняется с подкладыванием под него копировальной бумаги. При этом второй экземпляр служит отчётом кассиру, а первый остаётся в кассовой книге. Оба экземпляра нумеруются одинаково.
2. Во втором случае отчётом является лист, на котором печатается «Отчёт кассира за «_»____ ____г.» и запись на нём производится через копирку.
Во втором варианте каждая страница книги имеет две части. Одна (горизонтально разлинованная) заполняется кассиром и используется как первый экземпляр. Вторая сгибается по линии отреза и заполняется через копирку, при этом отрывная часть бланка подкладывается под неотрывную часть. Обе части должны быть одинаково пронумерованы. Первая остаётся в кассовой книге, а вторая служит отчётом кассиру.
По окончанию каждого рабочего дня кассир производит калькуляцию всех операций за этот день и вычисляет остаток наличности на следующий день. После чего передаёт в бухгалтерию в виде отчёта второй отрывной лист с сопутствующими ему кассовыми документами. Ответственность за правильное заполнение кассовой книги лежит на главном бухгалтере учреждения.
Если процедура ведения кассовой книги является достаточно простым занятием для субъектов предпринимательской деятельности не имеющих структурных подразделений (например для ИП), то для юридических лиц, имеющих структурные подразделения в виде филиалов или представительств, выполнить требование законодательства о наличии в организации только одной кассовой книги очень сложно, если не невозможно. Поэтому приходится лавировать, переводя собственные обособленные подразделения на отдельный баланс.
Если же структурное подразделение не имеет отдельного баланса, то можно попробовать вести для него собственный раздел книги, который должен быть оформлен также как и первичная кассовая книга. В любом случае головной организации следует разработать методику работы с этим документом всеми подразделениями.
Бланк кассовой книги в формате .doc:
Форма КО-4 в формате .xls:
Ведение кассовой книги от руки подразумевает, что её заводят на какой-то период, зависящий от объёма операций. Кассовая книга в этом случае прошивается и опечатывается печатью (мастичной или сургучной). Листы в ней должны быть пронумерованы и заверены главным бухгалтером и руководителем организации.
Заполнение книги в электронном виде предусматривает ежедневное (в конце дня) составление двух одинаковых распечаток под названиями «Вкладной лист книги» и «Отчёт кассира», пронумерованных по возрастанию с начала года и включающих в себя все требующиеся реквизиты. В последнем листе за прошедший месяц или за истекший год отображается полное количество листов за соответствующий период. Кассир, проверив правильность содержания вкладных листов, подписывает их и хранит на протяжении года, а отчёт с приложенными к нему кассовыми ордерами (расходными и приходными) сдаёт в бухгалтерию. Все страницы брошюруются и прошиваются в конце календарного года или при необходимости и заверяются собственноручно главным бухгалтером и директором, с подтверждением количества наличествующих листов.
Образец заполнения кассовой книги
В первом варианте данные по кассе обычно помещаются на одной странице. При этом сама форма КО 4 может быть заполнена кассиром двумя способами:
1. Бланк заполняется с подкладыванием под него копировальной бумаги. При этом второй экземпляр служит отчётом кассиру, а первый остаётся в кассовой книге. Оба экземпляра нумеруются одинаково.
2. Во втором случае отчётом является лист, на котором печатается «Отчёт кассира за «_»____ ____г.» и запись на нём производится через копирку.
Во втором варианте каждая страница книги имеет две части. Одна (горизонтально разлинованная) заполняется кассиром и используется как первый экземпляр. Вторая сгибается по линии отреза и заполняется через копирку, при этом отрывная часть бланка подкладывается под неотрывную часть. Обе части должны быть одинаково пронумерованы. Первая остаётся в кассовой книге, а вторая служит отчётом кассиру.
По окончанию каждого рабочего дня кассир производит калькуляцию всех операций за этот день и вычисляет остаток наличности на следующий день. После чего передаёт в бухгалтерию в виде отчёта второй отрывной лист с сопутствующими ему кассовыми документами. Ответственность за правильное заполнение кассовой книги лежит на главном бухгалтере учреждения.
Если процедура ведения кассовой книги является достаточно простым занятием для субъектов предпринимательской деятельности не имеющих структурных подразделений (например для ИП), то для юридических лиц, имеющих структурные подразделения в виде филиалов или представительств, выполнить требование законодательства о наличии в организации только одной кассовой книги очень сложно, если не невозможно. Поэтому приходится лавировать, переводя собственные обособленные подразделения на отдельный баланс.
Если же структурное подразделение не имеет отдельного баланса, то можно попробовать вести для него собственный раздел книги, который должен быть оформлен также как и первичная кассовая книга. В любом случае головной организации следует разработать методику работы с этим документом всеми подразделениями.
Скачать бланк кассовой книги
Бланк кассовой книги в формате .doc:
Форма КО-4 в формате .xls: