Номенклатура дел организации




Архивное делопроизводство на предприятии подразумевает ведение номенклатуры дел, которая ежегодно уточняется и согласовывается с ключевыми фигурами компании.

Номенклатура дел организации представляет собой утвержденный перечень подшиваемых документов, которые должны храниться на предприятии. Ее составление регламентируется нормами инструкций и правил, утвержденных на государственном уровне. Благодаря созданию такого перечня появляется возможность систематизации всех имеющихся документов бухгалтерии и отдела кадров, а также других подразделений путем присвоения отдельным категориям индексов в соответствии с уровнем их ценности.

Разновидности номенклатуры


Номенклатура может быть примерной, типовой и индивидуальной. Образец типового бланка есть в соответствующих нормативных актах, он подходит для однотипных предприятий.

Примерной номенклатурой вводится рекомендованный перечень дел, который при необходимости может быть видоизменен. Это хороший вариант для учреждений с несколькими подведомственными отделами, так как он позволяет учитывать все нюансы их работы. Так, номенклатура дел образовательного учреждения должна быть строго регламентированной, но в то же время документация каждой школы носит специфичный характер. В данном случае есть смысл ввести в перечень дел такие категории, как личные дела учеников, информацию о классных журналах или итогах педсоветов.

Целью индивидуальной номенклатуры является отображение ключевых моментов уставных и учредительных документов с учетом стратегических планов и опыта прошлых периодов.

Образец заполнения номенклатуры дел


Номенклатура дел организации В первой ячейке бланка проставляется порядковый номер дела, который состоит из цифровых обозначений подразделения и заголовка.

Вторая графа – заголовок, который должен быть емким и четко отражать суть документов. Допускается указание адресата, типа документации, временных периодов и количества копий.

Располагаются дела в описи, исходя из их степени важности. Первыми идут документы, содержащие распоряжения от вышестоящих органов, вторыми – приказы руководителей на местах, далее – бухгалтерская, отчетная и плановая документация, переписка в алфавитном порядке.

В третьей ячейке указывается количество томов, в четвертой – сроки хранения. Пятая графа содержит особые примечания.

Бланк номенклатуры должен быть подписан руководителем архива и службы, отвечающей за делопроизводство, представителем экспертной комиссии. Последней проставляется подпись директора организации.

Скачать номенклатуру дел


Бланк номенклатуры дел: nomenklatura-del-organizacii.doc [87,4 Kb] (cкачиваний: 5450)

Бланк итоговой записи: itogovaya-zapis-k-nomenklature.doc [32,65 Kb] (cкачиваний: 2076)

Образец для образовательного учреждения (школы): nomenklatura-del-v-shkole.doc [155,5 Kb] (cкачиваний: 2902)
Просмотров 35886
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.