Докладная записка




Докладная записка предназначена для доведения важной информации до вышестоящих инстанций в лице руководителей соответствующих подразделений, а также директоров компании. Особенность данного документа в том, что записка имеет своей целью не просто ознакомление со сложившейся ситуацией или с ходом проведения работ, но и побуждение к принятию неотложных мер, направленных на решение описанной проблемы.

Форма докладной записки по ОКУД идет под кодом 0286041. Классификация таких записок может проводиться в зависимости от информационной составляющей или от адресата. Так, по первому критерию записка может быть информационной и отчетной. В информационных указываются этапы и особенности проведения каких-либо работ. Их назначение – просто довести до начальства сведения о том, в каком русле движется работа, на что направлена в данный момент деятельность отдела. Подобные пояснения могут направляться руководству регулярно на протяжении длительного периода времени. Отчетные записки являются своеобразным связующим звеном между вертикалями управления в организации, с ее помощью руководство получает возможность оперативно узнавать сводки о выполнении планов, приказов, намеченных мероприятий.

Адресатами могут быть и руководители структурных подразделений, и начальство в вышестоящих организациях (например, директор головного офиса). В первом случае записка будет считаться внутренним документом, а во втором – внешним. Пример внутреннего документа – докладная записка на сотрудника. Содержательная часть любой докладной записки должна включать в себя не просто обозначение проблемы, но и личные выводы, рекомендации.

Докладная записка: образец и порядок заполнения


Докладная записка Оформление данного типа документации предусматривает использование официального стиля. Записка должна быть написана на чистом листе формата А4 (для внутреннего обращения) или на фирменном бланке предприятия (если предполагается ее отправка за пределы структурного подразделения). Рукописный будет текст или печатный – эти нормы устанавливает каждая организация на свое усмотрение. Чтобы узнать более подробно о требованиях к внешнему виду записки в конкретном учреждении, лучше предварительно просмотреть образец заполнения данного бланка у секретаря или другого ответственного за организацию документооборота лица.

В докладной записке обязательно должны присутствовать констатирующая и анализирующая части. В первой излагается суть проблемы, во второй – ее анализ и предложения по ее решению. Допускается наличие дополнительного резюмирующего абзаца с кратким перечислением выводов и предложений. Стоит отметить также, что докладной запиской является документ, имеющий адресата и отправителя, ни одна из сторон не может быть анонимной. Непременными его атрибутами являются такие реквизиты, как: фамилия, имя и отчество адресата, дата и номер, под которыми документ был зарегистрирован, данные о местонахождении конкретного подразделения, наименование документа. После шапки в нескольких словах формулируется предмет обращения, то есть указывается, о чем пойдет речь. Под основным текстом проставляется подпись составителя с указанием его должности и фамилии с инициалами.

Скачать


Просмотров 37762
Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.